De korte versie
- We gebruiken je gegevens om Mentiofy te laten draaien en om je te helpen genoemd te worden door AI. We verkopen ze niet.
- Analyse (Google Analytics, Microsoft Clarity) en advertentiemeting (Google Ads) draaien alleen als je cookies accepteert.
- We sturen je prompts naar AI-engines en analyseren hun antwoorden, onder voorwaarden die je gegevens buiten modeltraining houden waar dat wordt aangeboden.
- Je kunt je gegevens op elk moment inzien, corrigeren, exporteren of laten verwijderen door te mailen naar info@mentiofy.com.
1. Wie we zijn
Mentiofy is een dienst die meet hoe AI-engines zoals ChatGPT, Gemini en Perplexity bedrijven noemen, en die laat zien welke concurrenten genoemd worden en welke bronnen AI noemt. Mentiofy is een handelsnaam van Trueqrcode, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) onder nummer 71264558, btw-nummer NL002320568B31, gevestigd aan Nieuwe Gracht 3, 2011 NB Haarlem, Nederland.
Voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Je kunt ons over alles in deze verklaring bereiken via info@mentiofy.com.
2. Waar deze verklaring over gaat
Deze verklaring legt uit hoe we met persoonsgegevens omgaan als je mentiofy.com bezoekt, een gratis scan doet, een demo plant, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, contact met ons opneemt, een supportticket opent of de Mentiofy-app op app.mentiofy.com gebruikt.
Ze gaat niet over de persoonsgegevens die onze klanten in Mentiofy invoeren over hun eigen klanten of contactpersonen. Voor die gegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als zijn verwerker. Die relatie is geregeld in onze verwerkersovereenkomst, die deel uitmaakt van onze Algemene voorwaarden.
3. Welke persoonsgegevens we verzamelen
We verzamelen alleen wat we nodig hebben voor de doelen in artikel 4. Afhankelijk van hoe je Mentiofy gebruikt, kan het gaan om:
| Categorie | Voorbeelden | Waar ze vandaan komen |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen als hash), bedrijfsnaam, functie | Van jou, als je je aanmeldt |
| Factuurgegevens | Factuurnaam en -adres, btw-nummer, plan, facturen, betaalstatus. We slaan geen volledige kaartnummers op. | Van jou en onze betaalprovider |
| Bedrijfs- en websitegegevens | Websiteadres, bedrijfsnaam, de prompts die je volgt en de concurrenten die je in de gaten houdt | Van jou, en van openbare pagina's van je website die we lezen |
| Communicatiegegevens | E-mails, supporttickets, bijlagen, chatberichten, demo-afspraken en notities van gesprekken | Van jou |
| Gebruiksgegevens | Gebruikte pagina's en functies, goedkeuringen en afwijzingen, loggegevens, IP-adres, type browser en apparaat, tijdstempels | Uit je gebruik van de website en de app |
| Analyse- en advertentiegegevens | Bezochte pagina's, klikken, scrollen, opnames van hoe pagina's worden gebruikt (met afgeschermde tekst die je typt), de advertentie waarvandaan je kwam, cookie-identificatiecodes. Alleen met je toestemming. | Cookies, zie ons Cookiebeleid |
| Nieuwsbriefgegevens | E-mailadres, aanmelddatum, of je onze e-mails opent of erop klikt | Van jou, als je je aanmeldt |
| Gegevens van de gratis scan | Het domein dat je invult en, als je dat achterlaat, je e-mailadres | Van jou |
We vragen niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of gegevens over religie. Voer zulke gegevens alsjeblieft niet in Mentiofy in.
4. Waarom we ze gebruiken en op welke grondslag
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken en beheren en de dienst leveren waarvoor je je hebt aangemeld | Uitvoering van een overeenkomst |
| Je prompts meten op AI-engines en de antwoorden omzetten in inzichten en rapporten | Uitvoering van een overeenkomst |
| Facturen sturen, betalingen innen en onze financiële administratie bijhouden | Uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting (Nederlandse belastingwetgeving) |
| Vragen, supporttickets en demo-aanvragen beantwoorden | Uitvoering van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om mensen te helpen die contact met ons opnemen |
| Service-e-mails sturen, zoals je wekelijkse overzicht, goedkeuringen en beveiligingsmeldingen | Uitvoering van een overeenkomst |
| Onze nieuwsbrief en productnieuws sturen | Toestemming, of voor bestaande klanten ons gerechtvaardigd belang om hen te informeren over vergelijkbare diensten. Je kunt je op elk moment afmelden. |
| De dienst veilig houden, fraude en misbruik voorkomen en fouten oplossen | Gerechtvaardigd belang |
| De website en de app verbeteren op basis van hoe ze worden gebruikt, met Google Analytics en Microsoft Clarity | Toestemming (zie ons Cookiebeleid) |
| Meten welke Google Ads bezoekers en aanmeldingen opleveren, en onze advertenties tonen aan relevante mensen | Toestemming (zie ons Cookiebeleid) |
| Voldoen aan wettelijke verzoeken en onze rechten beschermen | Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang |
Waar we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, hebben we dat belang afgewogen tegen jouw privacy. Je kunt er op elk moment bezwaar tegen maken, zie artikel 10.
5. Hoe we AI gebruiken
Mentiofy werkt door AI-engines vragen te stellen en door AI-modellen te gebruiken om de antwoorden te analyseren, bijvoorbeeld op sentiment. Dat betekent dat sommige gegevens naar AI-providers gaan:
- Meten. We sturen je prompts naar AI-engines zoals ChatGPT (OpenAI), Gemini (Google) en Perplexity, en slaan hun antwoorden op, samen met de bronnen die ze noemen. Prompts gaan over je bedrijf, niet over personen, en we vragen je er geen persoonsgegevens in op te nemen.
- Antwoorden analyseren. Om sentiment te scoren en concurrenten en bronnen te herkennen, sturen we de verzamelde AI-antwoorden naar een AI-model. We sturen alleen wat nodig is voor die analyse.
- Geen training op je gegevens. We gebruiken AI-providers via hun zakelijke diensten en kiezen voorwaarden of instellingen waaronder de gegevens die we sturen niet worden gebruikt om hun modellen te trainen, waar de provider dat aanbiedt.
- Geen wijzigingen aan je website. Mentiofy meet en rapporteert alleen. We nemen geen besluiten over jou die rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben en uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking.
6. Met wie we ze delen
We verkopen geen persoonsgegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen Mentiofy te laten draaien, onder een verwerkersovereenkomst waar dat vereist is, en alleen voor zover nodig:
| Soort provider | Wat ze voor ons doen | Provider |
|---|---|---|
| Hosting en netwerk | De website en de app opslaan en laten draaien, en beschermen tegen aanvallen | Cloudflare |
| AI-providers | Prompts beantwoorden en helpen de antwoorden te analyseren | OpenAI, Google, Perplexity |
| Betalingen en facturatie | Kaarten verifiëren, betalingen verwerken en facturen sturen | Stripe |
| E-mails versturen en ontvangen, waaronder service-e-mails en de nieuwsbrief | Google (Google Workspace) | |
| Support | Supporttickets en vragen afhandelen | Onze eigen mailbox, info@mentiofy.com |
| Analyse | Ons laten zien hoe de website wordt gebruikt. Alleen met je toestemming. | Google (Google Analytics), Microsoft (Clarity) |
| Advertenties | De resultaten van onze advertenties meten en ze tonen aan relevante mensen. Alleen met je toestemming. | Google (Google Ads) |
We kunnen gegevens ook delen met overheidsinstanties als de wet dat vereist, en met een koper of opvolger als Mentiofy wordt verkocht of gefuseerd. In dat geval blijft deze verklaring je gegevens beschermen.
7. Doorgifte buiten de EER
We streven ernaar gegevens binnen de Europese Economische Ruimte op te slaan en te verwerken. Sommige providers, zoals Cloudflare, Stripe, Google, Microsoft en AI-providers, kunnen gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we dat de doorgifte beschermd is, bijvoorbeeld omdat de provider gecertificeerd is onder het EU-VS Data Privacy Framework, of via de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie met waar nodig aanvullende waarborgen. Je kunt ons om meer informatie over deze waarborgen vragen.
8. Hoe lang we ze bewaren
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Account-, bedrijfs- en websitegegevens | Zolang je account actief is. Nadat je je account hebt opgezegd, verwijderen we ze binnen 90 dagen, tenzij je ons vraagt dat eerder te doen. |
| AI-antwoorden en meetgeschiedenis | Zolang je account actief is, daarna verwijderd samen met je account |
| Factuurgegevens en facturen | 7 jaar, zoals de Nederlandse belastingwetgeving vereist |
| Supporttickets en e-mails | Tot 2 jaar nadat het ticket is gesloten |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot je je afmeldt |
| Gegevens van de gratis scan zonder account | Tot 6 maanden |
| Log- en beveiligingsgegevens | Tot 12 maanden |
| Analytische en advertentiecookies | 30 dagen, zie ons Cookiebeleid |
Back-ups kunnen gegevens nog korte tijd na verwijdering bevatten, tot ze in de normale back-upcyclus worden overschreven.
9. Hoe we ze beschermen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), versleuteling van opgeslagen toegangstokens, toegang alleen voor mensen die die nodig hebben, tweestapsverificatie op onze eigen beheerderstoegang, regelmatige back-ups en logging van toegang tot gevoelige gegevens. Als er een datalek plaatsvindt dat waarschijnlijk een risico vormt voor je rechten, melden we dat binnen de wettelijke termijn bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar vereist, bij jou.
10. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht om:
- de persoonsgegevens in te zien die we over je hebben;
- gegevens te laten corrigeren die onjuist of onvolledig zijn;
- je gegevens te laten verwijderen;
- te beperken hoe we je gegevens gebruiken;
- je gegevens te ontvangen in een gangbaar, machineleesbaar formaat, of ze naar een andere partij te laten sturen (dataportabiliteit);
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing;
- je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat we daarvoor hebben gedaan.
Wil je deze rechten gebruiken, mail dan naar info@mentiofy.com. We kunnen je eerst vragen je identiteit te bevestigen. We reageren binnen een maand. Is een verzoek complex, dan kunnen we die termijn met nog twee maanden verlengen en vertellen we je waarom.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.
11. Bureaus en hun klanten
Bureaus kunnen Mentiofy gebruiken om voor hun eigen klanten te werken. In dat geval bepaalt het bureau welke klantgegevens in Mentiofy komen en is het bureau ervoor verantwoordelijk dat het die mag delen. Voor die klantgegevens treden wij op als verwerker van het bureau, en is het bureau het aanspreekpunt voor verzoeken over rechten. We helpen het bureau die te beantwoorden.
12. E-mails die we sturen
Service-e-mails, zoals je wekelijkse overzicht, verzoeken om goedkeuring en beveiligingsmeldingen, horen bij de dienst en kun je niet helemaal uitzetten zolang je account actief is. Hoe vaak je sommige ervan krijgt, kun je aanpassen in je instellingen. Onze nieuwsbrief en ons productnieuws zijn optioneel. Elke e-mail van dat soort bevat een afmeldlink.
13. Kinderen
Mentiofy is een dienst voor bedrijven en is niet bedoeld voor mensen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen. Denk je dat een kind ons persoonsgegevens heeft gegeven, neem dan contact met ons op en we verwijderen ze.
14. Links naar andere websites
Onze website en e-mails bevatten links naar andere websites, zoals de AI-engines die we meten of Google Maps. Die websites hebben hun eigen privacyverklaring. We zijn niet verantwoordelijk voor hoe zij met je gegevens omgaan.
15. Wijzigingen in deze verklaring
We kunnen deze verklaring bijwerken als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Is een wijziging belangrijk, dan laten we dat klanten per e-mail of in de app weten voordat de wijziging ingaat.
16. Contact
Mentiofy, Trueqrcode
Nieuwe Gracht 3, 2011 NB Haarlem, Nederland
KvK 71264558
E-mail: info@mentiofy.com